6 Mitos sobre las reuniones que debes conocer

Miércoles 30 de noviembre del 2016

Las reuniones de trabajo son, a día de hoy, una herramienta de negocio muy controvertida.

A pesar de ser casi imprescindibles para el trabajo en equipo, su mala ejecución provoca la caída de la productividad de la empresa por lo recursos humanos y económicos que se invierten sin obtener buenos resultados. Según diversos estudios, los empleados destinan gran porcentaje de su jornada laboral a reuniones que en muchos casos consideran ineficaces o una pérdida de tiempo. Además, esta mala praxis también ha supuesto que las reuniones tengan connotaciones negativas para los equipos y se afronten como algo poco útil.

Hoy hablamos sobre seis mitos sobre reuniones que seguramente habréis escuchado en más de una ocasión y que pueden provocar esa mala fama que rodea el concepto de reunión.

6 Mitos sobre las reuniones que debes conocer

  1. Las reuniones son una pérdida de tiempo.

Las largas y tediosas reuniones, las dificultades para hacer coincidir a los equipos y la mala planificación de estas han provocado que muchos consideren las reuniones como una pérdida de tiempo. A pesar de esta mala fama, el problema de las reuniones reside en su mala ejecución ya que, como tal, las reuniones son una de las herramientas más interesantes para el trabajo en equipo eficaz de las que dispone un manager para organizar, alinear y mantener motivado al equipo.

Hay muchas maneras de mejorar la ejecución de nuestras reuniones. El pilar fundamental es planificarlas previamente de forma correcta. De esta manera conseguiremos no solo decidir los puntos de acción que deben tratarse en la reunión, sino además, elegir de manera precisa quiénes deben ser los asistentes y qué tipo de reunión debemos realizar. También es importante integrar las reuniones en el ritmo de nuestra rutina de trabajo. Esto nos ayuda a anticipar problemas y, por tanto, soluciones a la reunión, ayudar a sincronizar las agendas, facilitar la alineación del equipo y fomentar un espíritu de responsabilidad y unidad de la empresa.

2. Las actas de las reuniones son trabajo del secretario/a

Una jornada laboral puede estar compuesta por diversas reuniones y dentro de una misma empresa pueden haber varias reuniones al día. Sin una buena acta de la reunión y unos puntos bien definidos, lo que se ha acordado en el meeting puede dispersarse rápidamente y quedar en vano. La persona responsable de sintetizar los acuerdos y decisiones llegados en la reunión tiene una gran responsabilidad e influencia en el futuro de esas decisiones y su desarrollo. Encontrar a alguien que tenga la capacidad de hacer una síntesis en una sola página de todo lo acordado y aclarado en la reunión es fundamental. Pero esta tarea no tiene que responder a un rol específico, sino que debe asignarse a la persona más alineada con esta función. De esta manera conseguiremos no solo que los asistentes a la reunión tengan claras las decisiones tomadas en esta, sino que aquellos que no han asistido puedan ponerse al día y no descolgarse del ritmo de trabajo.

3. Compartir información es dar un buen uso al tiempo.

Las reuniones tienen un propósito fundamental; hacer avanzar al equipo. Esto se consigue tomando decisiones, consiguiendo una mejor alineación y dirigiendo la acción hacia objetivos concretos. Utilizar el tiempo de la reunión para compartir información y poner al día al equipo no nos ayuda a conseguir estos puntos.

El tiempo de las reuniones es limitado y necesita estar muy bien estructurado para sacar el máximo provecho del mismo. A través de una buena planificación previa podemos crear una agenda sobre los puntos que van a tratarse en la reunión y adelantas los datos e información sobre la materia a los asistentes. De esta manera, cuando lleguen a la reunión se puede hacer un repaso rápido de información con la que todo el equipo ya estará familiarizado, resolver dudas y centrar la reunión en los temas realmente importantes.

4. Confiar en lo que nuestro equipo dice que hará.

A pesar de tener un equipo trabajador y responsable que nos promete sacar adelante ciertas tareas, nuestra responsabilidad como manager es verificar que este trabajo se está llevando a cabo de manera correcta. Para ello, no solo podemos confiar en la palabra de nuestro equipo. Quizás el gran volumen de trabajo ha provocado que ciertas tareas se hayan apartado o incluso olvidado por parte de la plantilla.

Si quieres un progreso real y eficaz, debes encomendar a tu equipo tareas concretas con fechas límite y debes supervisar sus diferentes estados. A través de los Daily Huddle o los Weekly puedes saber qué ha hecho tu equipo y en qué situación se encuentran respecto a sus tareas.

5. Power Points siempre suman valor a las reuniones.

 

Los PowerPoints son un arma de doble filo. A pesar de que pueden ayudarnos a hacer llegar la información de manera visual y rápida, también pueden convertirse en un momento de desconexión para los asistentes a la reunión. Las reuniones deben basarse en el debate, y en muchas ocasiones, la utilización de esta herramienta puede frenar la conversación.

Es común que la gente espere a que la presentación termine para realizar preguntas o aportaciones, creando una estructura encorsetada que no da paso al diálogo fluido. Durante la planificación de la reunión es importante valorar que tipo de recursos utilizar para fomentar el debate y conseguir sacar conclusiones y decisiones claras de la reunión, que es realmente el objetivo fundamental. Por tanto, habrá que valorar el papel que tiene una presentación de diapositivas en nuestra reunión y si realmente va a aportar la meeting.

6. Preguntar a la gente es perjudicial.

Una pregunta inesperada a algún asistente a la reunión puede ponerle en una situación incómoda si no ha estado prestando la suficiente atención. No obstante, nuestra función como responsables es asegurarnos de que nuestro equipo está al dando su máximo durante la reunión, por lo que mediante preguntas concretas sobre los temas tratados a nuestros empleados conseguimos que estén alerta y atentos. Si alguien no está participando activamente en la reunión o simplemente parece distraído una pregunta puede ser una manera sutil de dar un toque de atención.

Si alguien está en la reunión es porque su presencia es imprescindible y, por tanto, su opinión también lo es. Su participación debe por tanto ser activa y no puede ser una opción. Preguntándole conseguiremos que se incorpore a la conversación y que el resto de asistentes también se mantengan alerta para evitar una situación embarazosa.

Apartarnos de estos mitos e introducir nuevas técnicas para mejorar nuestra organización es más fácil de lo que parece. Ve introduciendo los cambios progresivamente y haz que tu equipo los asuma como una rutina más de trabajo.Puedes comenzar con alguna de las reuniones de trabajo imprescindibles. En poco tiempo podrás ver los resultados. Una buena reunión aumenta la productividad, mejora la alineación de los equipos y se convierte en un momento clave para mejorar y focalizarse en los objetivos de la empresa.


Autor: José Antonio Muñoz Salvatierra

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